“two volunteers penciled in for crafts”
pencil ~ in は「~を仮の予定として入れる」という意味です。鉛筆で書いておけば消せることから、変更の可能性がある暫定の予定に使います。確定したら confirmed になります。コーディネーターは、工作の担当者がまだ確定していないので、仮に二人の名前を入れていると言っています。台詞7の Have both craft volunteers confirmed? が、その確認です。自然な意訳は「ボランティア二人を仮で入れていて」です。

